Ngày nay, việc gửi thư trở nên nhanh gọn, tiết kiệm thời gian hơn thông qua internet. Tuy nhiên, học tập và làm việc tại Đức, chắc chắn bạn sẽ nhận những lá thư giấy, có thể là thư do sở ngoại kiều gửi, thư Radio, thư từ trường học, công ty, người thân,… Dưới đây là một vài lưu ý nhỏ có thể sẽ giúp bạn để tránh bỏ lỡ những lá thư quan trọng cũng như là để đảm bảo thư hay bưu phẩm bạn gửi đến được đúng nơi.

Những thông tin trên một bức thư

Nơi bạn ở chắc chắn sẽ có các hòm thư. Việc đầu tiên khi bạn đến nhà mới đó là dán tên mình vào hòm thư để người đưa thư cũng như người giao hàng có thể giao chính xác.

Việc tiếp theo khi gửi thư/ bưu phẩm, bạn phải ghi đầy đủ tên cũng như địa chỉ người gửi, người nhận, mã bưu điện. Để trong trường hợp thư không được gửi đi thì người đưa thư sẽ chuyển lại nơi người gửi. Ngoài ra, bạn cũng phải viết địa chỉ cũng như dán tem ở mặt trước của phong bì.

Bạn phải ghi địa chỉ theo đúng quy chuẩn. Một bức thư được ghi đúng quy chuẩn, rõ ràng sẽ nhanh chóng được phân loại bằng máy, và đến tay người nhận. Nếu không, nó sẽ được để một góc riêng và chờ nhân viên phân loại bằng tay.

Tên người nhận: VD: Toni KROOS

Họ nên để cuối cùng, nếu có thể, nên viết hoa cho dễ đọc.

C/O: viết tắt của Care of, là người sẽ chuyển thư cho bạn.

Ví dụ: Toni là người được gửi nhưng không có tên trên hòm thư, nhưng Toni ở cùng Manuel Neuer, người có tên trên hòm thư, mục c/o sẽ viết tên Manuel Neuer.

Địa chỉ: Tên phố (Str.) + Số nhà (Hausnummer) + Mã bưu chính (PLZ) + Tên vùng/thành phố (Ort)

Bổ sung địa chỉ (Adresszusatz) (nếu có): Điền thêm một số thông tin để dễ tìm hòm thư hoặc người nhận. Viết thêm thông tin sau “//” ngay dưới số nhà.

Bạn có thể đánh máy và in ra địa chỉ thì máy sẽ đọc nhanh hơn.

Cách gửi một bức thư

Còn về phần gửi bưu phẩm, ở quầy nhân viên sẽ có giấy để ghi địa chỉ rõ ràng và đầy đủ. Chi phí về việc gửi thư hoặc gửi bưu phẩm đều có thông tin rõ ràng trên web của Deutsch Post. Ngoài ra, để mua tem ở Đức, bạn có thể mua tại máy bán tem tự động ở trước cửa bưu điện hoặc mua sẵn trong quầy dịch vụ, nhà sách.

Tuy nhiên ở Đức, không phải lúc nào các bạn cũng phải trả phí gửi thư. Những lá thư quan trọng từ Sở Ngoại Kiều hoặc công ty bảo hiểm sẽ yêu cầu bạn phải trả lời lại. Thư kiểu này khi bạn nhận sẽ có kèm một phong bì trống, trên đó có ghi sẵn địa chỉ của nơi bạn sẽ gửi đi kèm theo chữ “ANTWORT”.

Nếu ở phần dán tem có ghi các dòng chữ như “Portofrei” hoặc “Nicht freimachen” thì bạn không cần dán tem. Việc của bạn chỉ đơn giản là trả lời thư, cho thư vào phong bì họ đã chuẩn bị sẵn, đến bưu điện thả vào hòm thư màu vàng.

 Nếu là “Bitte ausreichend frankieren” thì phải dán tem. Còn nếu là “Bitte freimachen, falls Marke zur Hand” thì dán cũng được, không dán cũng không sao.

Thư đảm bảo (Einschreiben)

Với những giấy tờ hoặc thư từ quan trọng, các bạn có thể cân nhắc gửi thư bảo đảm. Khi gửi thư bảo đảm bạn sẽ có 2 lựa chọn:

Einwurfeubschreiben: Thư bảo đảm bỏ vào hòm thư người nhận.

Übergabe: Thư bảo đảm tới tay người nhận.

Dịch vụ e-Post

Bạn có thể soạn thư trên máy tính, đính kèm ảnh hoặc pdf, điền địa chỉ nhận. Dịch vụ e-Post sẽ in ra và gửi đến cho người nhận.