Đầu tiên là ai cũng biết rằng nếu đi ngân hàng, hay quán cafe thì bạn sẽ thường đến sau lúc 8-9g gì đó để đảm bảo dịch vụ đã mở cửa. Điều này rất bình thường ở Việt nam hay trên toàn thế giới. Thoạt nhìn qua thì các cửa hàng ở Đức cũng vậy. Tuy nhiên, khung thời gian tại Đức được xây dựng một cách hệ thống, khoa học và phức tạp hơn rất nhiều.

Một số ví dụ về khung thời gian của người Đức

Ví dụ, việc đi thư viện không chỉ đơn giản là đi trong giờ hành chính. Lịch của một thư viện nào đó ở Đức như thế này:

  • Thứ hai và thứ ba làm việc: từ 12 giờ trưa tới 6 giờ tối
  • Thứ tư nghỉ
  • Thứ năm làm việc từ 11g trưa tới 7g tối
  • Thứ sáu mở cửa từ 10g sáng tới 6g tối
  • Thứ bảy mở cửa từ 10g sáng tới 2g chiều.

Giờ mở cửa của một cửa hàng cũng đặc biệt không kém: tháng bảy và tháng tám hàng năm cửa hàng này chỉ mở tới 2g chiều mỗi thứ bảy thay vì tới 4g chiều như những tháng khác.

Bạn đã bắt đầu thấy nó kì quặc rồi đúng không? Nếu bạn thực hiện theo các lịch trình riêng của tất cả các cơ quan khác nhau cùng một lúc thì nó lại là một vấn đề không đơn giản. Phải làm thế nào khi một ngày rãnh rỗi, bạn muốn đi tập gym, làm một số giấy tờ, tuy  nhiên:

  • Chỗ tập gym thì đóng cửa 4 tiếng vào buổi trưa mỗi thứ ba và thứ năm.
  • Sở ngoại kiều thì lại chỉ mở 4 tiếng vào buổi sáng trừ thứ tư. Nhưng cũng vào thứ tư thì họ sẽ mở cửa vào buổi chiều, trừ dịch vụ điện thoại.
  • Trung tâm dịch vụ sinh viên mở cửa từ 9g tới 4 rưỡi chiều. Nhưng phòng làm dịch vụ thẻ sinh viên chỉ mở cửa từ 10g tới 12g, vào thứ hai, thứ ba và thứ sáu.

Nhưng biết lịch làm việc không phải là việc duy nhất bạn phải làm khi ở Đức. Vì mỗi nơi có một khung giờ riêng, chỉ để làm một việc nhất định, nên bạn cần hoạt động theo hình thức “đặt hẹn” cũng như tự lên lịch cho bản thân để phù hợp với họ.

Tuy nhiên, có rất nhiều việc dù rất cấp bách nhưng cũng không được giải quyết chỉ vì lịch làm việc ở Đức. Dù bạn có tiền hay có rất nhiều tiền thì cũng không quan trọng. Cho dù bạn đau bụng tiêu chảy, đau răng hay hư ống nước,… sẽ không có đơn vị nào hỗ trợ cho bạn, khi đó không phải lịch làm việc của họ.

Vì sao người Đức lại xây dựng khung giờ phức tạp đến vậy?

Người Đức áp dụng hệ thống này dựa trên việc tính toán rất đều đặn và chi tiết chứ không phải bừa bãi.

Làm việc 8 tiếng không có nghĩa là bạn kiếm được nhiều tiền hơn so với làm việc 1 tiếng

Có những cửa hàng tạp hoá trong khu dân cư chỉ mở cửa đúng 1 tiếng đồng hồ mỗi ngày. Vì số lượng khách của họ cố định (chỉ trong khu đó) nên khó có thể tăng lên, do đó, dù mở cả ngày thì cũng chỉ có ngần đó sản phẩm được bán ra. Thế là họ qui định luôn chỉ mở 1 tiếng hàng ngày, cũng chính là khoảng thời gian có số người hay đến mua nhất.

Đây là một trong lí do mà so với người Nhật, năng suất của người Đức vẫn cao hơn, dù họ làm ít hơn.

Tiết kiệm là quốc sách.

Người Đức không bỏ qua bất cứ cơ hội nào để tiết kiệm thêm, cho dù là 1 giờ mở cửa. Bạn sẽ dễ dàng thấy các ngày trong tuần, hoặc tháng trong năm, họ thay đổi giờ mở cửa chênh nhau dù chỉ một tiếng.

Hai cách trên tính toán dựa trên nguyên tắc là chỉ làm việc vào lúc thu được nhiều khách nhất. Đồng thời, bỏ những khung thời gian ít khách nhất để tiết kiệm tiền điện, tiền nhân viên, tiền dịch vụ.

Hiểu rõ thiên thời địa lợi nhân hoà

Giờ mở cửa ở các khu du lịch có thể thay đổi theo mùa ở khu vực và theo sự kiện trong năm. Việc này dựa vào ở các tháng trong năm, mặt trời lặn sớm hơn hay muộn hơn mấy tiếng (ảnh hưởng tới số lượng khách). Còn con người thì đi nghỉ lễ nhiều hơn hay ít hơn ở các tháng khác nhau. Đó là lí do mà bạn sẽ thấy giờ mở cửa ở nhiều nơi ở Đức có khác biệt giữa thứ hai và thứ sáu, giữa mùa đông và mùa hè, giữa phía Bắc và phía Nam. ”Đơn giản” đúng không?

Chuyển đổi là mất thời gian

Bạn nghĩ sao nếu một bà nội trợ làm việc kiểu này: là một cái áo xong – rồi quay sang lau một mét vuông nhà – sau đó là thêm một cái áo ở đó – rồi quay sang lau thêm một mét vuông nhà nữa.

Nghe có vẻ sai sai nhỉ? Nhưng thực tế là chúng ta đều đang làm việc theo cách đó! Ở một cơ quan mở cửa từ 9g -18g, tất cả các nhân viên sẽ cùng làm tất cả các dịch vụ mỗi khi khách yêu cầu. Bạn tới và yêu cầu họ làm một dịch vụ A, người đến sau bạn yêu cầu dịch vụ giấy tờ B, rồi người tiếp theo lại yêu cầu làm cái A. Việc này rất bị động cho doanh nghiệp, họ sẽ làm từ dịch vụ A, sang dịch vụ B rồi trở về dịch vụ A, rồi đến dịch vụ C, D. Mỗi dịch vụ sẽ cần chuẩn bị các loại giấy tờ, dụng cụ khác nhau.

Với người Đức, mỗi khung giờ mở cửa tương ứng với một nhiệm vụ làm việc trong cơ quan đó. Họ qui định là chỉ làm một dịch vụ A (hoặc nhóm dịch vụ A) trong một khung thời gian trong ngày, sau đó dừng hẳn và chỉ làm dịch vụ B ở khung thời gian tiếp theo. Khách hàng muốn làm cái nào phải theo dõi giờ mở cửa của cái đó.

Sự bị động và tốn kém trong cách làm việc của chúng ta

Việc bạn chỉ mở thời gian cho một việc cụ thể, và chỉ cho phép người khác tham gia vào ở khung giờ cụ thể đó khiến bạn làm thoăn thoắt các thao tác. Điều đó làm tăng năng suất vì bạn không bị gián đoạn bởi các việc khác nhau, não sẽ tập trung hơn và thuần thục hơn vì chỉ phải ghi nhớ một chu trình nhất định trong khung thời gian đó, như thế sự chính xác cũng cao hơn (Người Đức nổi tiếng vì độ chính xác cao).

Đây là một trong những lí do mà người Đức áp dụng mô hình này cho tất cả các cơ quan, công ty, và mạng lưới ấy lại càng hỗ trợ nhau nâng cao năng suất. Vì khi cả xã hội cùng tôn trọng hệ thống giờ mở cửa của các nơi khác nhau, thì sẽ chủ động hợp tác với yêu cầu của các dịch vụ ấy, đồng thời tự lên lịch cá nhân để ăn khớp với cơ chế chung. 

Nguồn bài viết: flownes.com